Schutzfristenverkürzung
Leistungsbeschreibung
Öffentliches Archivgut unterliegt in der Regel einer Schutzfrist von 30 Jahren nach Entstehung der Unterlagen. Bestimmte Archivalien müssen aufgrund besonderer Geheimhaltungsvorschriften mit einer verlängerten Schutzfrist von 60 Jahren versehen werden. Darüber hinaus wird personenbezogenes Archivgut, das sich inhaltlich wesentlich auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht bis zehn Jahre nach Tod der betroffenen Person bzw. 100 Jahre nach der Geburt zur Nutzung freigegeben.
Für die Einsichtnahme vor Ablauf der Schutzfrist kann im Einzelfall eine Schutzfristverkürzung gewährt werden. Der Antrag auf Schutzfristverkürzung kann online über das Archivinformationssystem Hessen beim Interkommunalen Kreisarchiv bzw. beim Kommunalen Archivverbund Hersfeld-Rotenburg gestellt werden.
Verfahrensablauf
Einen Schutzfristenverkürzungsantrag stellen Sie auf folgende Weise:
- Für einen Schutzfristenverkürzungsantrag ist ein gültiger Nutzungsantrag oder ein gültiges Nutzungsformular erforderlich.
- Registrieren Sie sich hierzu auf www.arcinsys.hessen.de und füllen Sie unter "Beantragen" ein Nutzungsformular für das Archiv aus, welches das zu nutzende Archivgut aufbewahrt.
- Bestellen Sie das Archivgut, das Sie nutzen möchten. Falls es noch Schutzfristen unterliegt (Schloss Symbol), erhalten Sie eine Information.
- Kontaktieren Sie das Archiv, welches das zu nutzende Archivgut aufbewahrt, und nennen Sie die bestellten Positionen.
- Falls Sie in gesperrten verborgenen Beständen recherchieren möchten oder Archivgut einsehen möchten, das noch nicht über Arcinsys bestellt werden kann, teilen Sie dies dem Archiv mit.
- Das Archiv prüft Ihre Bestellungen und erstellt anschließend ein individuelles Formular für Ihren Schutzfristenverkürzungsantrag. Sie werden hierüber per E-Mail oder postalisch informiert.
- Sie können das Formular in Arcinsys unter "Beantragen Meine Schutzfristenverkürzungsanträge" aufrufen.
- Füllen Sie das Formular online in Arcinsys aus und senden Sie es (online) an das Archiv.
- Das Archiv wird im Anschluss Ihren Antrag prüfen. Über Genehmigung oder Ablehnung des Schutzfristenverkürzungsantrags wird ein Online Bescheid erstellt.
- Falls Sie schon Archivgut, das noch Schutzfristen unterliegt, bestellt haben, wird dieses in Arcinsys zur Nutzung für Sie freigegeben. Je nach Inhalt des Schutzfristenverkürzungsantrags können auch weitere Archivalien oder gesperrte Bestände für Sie freigegeben werden.
Zuständige Stelle
Interkommunales Kreisarchiv Nordhessen
Welche Gebühren fallen an?
Es werden keine Gebühren erhoben.
Bearbeitungsdauer
Ca. vier bis sechs Wochen.
Rechtsgrundlage