Datenschutzerklärung für Beschäftigte sowie Bewerberinnen und Bewerber
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Im Folgenden erklären wir, wie wir die uns zur Verfügung gestellten Daten verarbeiten und halten weitere in diesem Zusammenhang relevante Informationen bereit.
1. Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?
Die Schulservice Hersfeld-Rotenburg gGmbH
Pestalozzistraße 7, 36199 Rotenburg a. d. Fulda
Telefonnummer: 06623/817-8080
E-Mail-Adresse: schulservice@hef-rof.de
(im Folgenden als „wir“ bezeichnet),
ist Verantwortliche im Sinne der EU Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“).
2. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir personenbezogene Daten?
Im Rahmen Ihrer Bewerbung erheben und verarbeiten wir zwangsläufig Ihre personenbezogenen Daten. Diese Datenverarbeitung ist notwendig, um eine Entscheidung über Ihre Bewerbung treffen zu können. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 23 HDSIG (Hessisches Datenschutz- und Informationssicherheitsgesetz). Daten, die nicht unmittelbar mit Ihrer Bewerbung verbunden oder technisch notwendig sind, werden nicht verarbeitet.
Die von Ihnen erhobenen Daten werden nach Beendigung des Bewerbungsverfahren sechs Monate aufbewahrt. Zweck dieser Aufbewahrung ist die Möglichkeit zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen wie beispielsweise aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nach dem Bewerbungsverfahren gegen uns. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 61b Abs. 1 ArbGG und § 15 Abs. 4 AGG.
Weiterhin bieten wir Ihnen die Möglichkeit an, dass wir Ihre Bewerbungsunterlagen bei Initiativbewerbungen oder nach einem erfolglosen Bewerbungsverfahren in unseren allgemeinen Bewerberpool aufnehmen. Sofern Sie uns hierzu eine Einwilligung (siehe Anlage) erteilen, würden wir dort Ihre Daten für die Dauer von 12 Monaten speichern und bei passenden freien Stellen im Auswahlverfahren berücksichtigten. Sie haben vor, während oder auch nach Abschluss eines möglichen Bewerbungsverfahren die Möglichkeit uns die Einwilligung zu erteilen. Die ausgedehnte Speicherung der Daten beruht mit Ihrer Einwilligung dann auf Art. 6 Abs. 1 Nr. 1 DSGVO in Verbindung mit Art. 7 DSGVO. Eine Aufbewahrung von mehr als 12 Monaten ist hierbei nicht möglich, da nach einer solchen Dauer die Aktualität und Richtigkeit Ihrer Daten nicht mehr vorausgesetzt werden können, vgl. Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO. Der Widerruf der Einwilligung ist jederzeit möglich.
Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, verarbeiten wir gemäß § 23 Abs. 1 HDSIG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiter, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
3. An welche Empfänger werden Ihre Daten weitergegeben?
Ihre Bewerberdaten werden lediglich an die Stellen bzw. Personen im Unternehmen weitergegeben, die diese zur Durchführung des Bewerbungsprozesses und zur Prüfung der Bewerberinnen und Bewerber benötigen.
Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, werden Ihre vertragsrelevanten Daten an folgenden Dienstleister:
Kreisverwaltung Hersfeld-Rotenburg,
Fachdienst Organisation und Personal,
Friedloser Straße 12,
36251 Bad Hersfeld
übermittelt.
Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt. Die Verarbeitung durch die Kreisverwaltung erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dabei setzen wir die Kreisverwaltung als Dienstleister für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein.
4. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten ausschließlich Daten, die mit Ihrer Bewerbung sowie ggf. Ihrem Beschäftigungsverhältnis in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Namen, Anschrift und Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer zur beruflichen Qualifikation und Schulausbildung oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung sein oder andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung oder ggf. im Einstellungsverfahren übermitteln.
5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, speichern wir die Daten darüber hinaus noch für sechs Monate. Diese Datenverarbeitung ist notwendig, um uns gegen Rechtsansprüche abgelehnter Bewerber verteidigen zu können; sie ist weiterhin gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 61b Abs. 1 ArbGG und § 15 Abs. 4 AGG auch rechtmäßig. Sollte es zu einem Rechtsstreit kommen, werden Ihre Daten für dessen Dauer verarbeitet.
Unter der Voraussetzung der erteilten Einwilligung in die Aufnahme Ihrer Bewerberdaten in unseren allgemeinen Stellenpool löschen wir die Daten 12 Monate nach Eingang.
Kommt ein Beschäftigungsverhältnis zustande, verarbeiten wir Ihre Daten im Rahmen von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 23 HDSIG weiter.
6. Welche Rechte haben Sie?
Sie haben gemäß Art. 15ff. DSGVO jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten über Sie bei uns gespeichert sind und zu welchem Zweck die Speicherung erfolgt. Ferner können Sie den Datenverarbeitungen widersprechen und Ihre Daten durch uns auf jemand anderen übertragen lassen. Darüber hinaus sind Sie berechtigt, unrichtige Daten korrigieren und Daten sperren oder löschen zu lassen, soweit die Speicherung unzulässig oder nicht mehr erforderlich ist. Zudem haben Sie das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Ihr jeweiliges Anliegen können Sie durch Nutzung der in Ziff. 1 genannten Kontaktdaten an uns richten. Neben den zuvor genannten Rechten haben Sie außerdem grundsätzlich das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, z. B.
Der Hessische Datenschutzbeauftragte,
Gustav-Stresemann-Ring 1,65189 Wiesbaden,
Tel.: 0611/1408-0, Fax: 0611/1408-900 oder -901,
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de.
7. Hinweis
Die Schulservice Hersfeld-Rotenburg gGmbH behält sich vor, die Datenschutzerklärung unter Beachtung der geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen anzupassen und fortzuschreiben. Die jeweils aktuelle Fassung können Sie auf unserer Homepage (www.hef-rof.de/schulservice) unter der Rubrik „Stellenangebote“ einsehen und ausdrucken.