Datenschutzerklärung Kinder- und Jugendförderung

Hinweisblatt Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung Kinder- und Jugendförderung

Sehr geehrte Damen und Herren,

 der Landkreis Hersfeld-Rotenburg verarbeitet im Zuge seiner Aufgabenerfüllung personenbezogene Daten. Die folgenden Informationen dienen der Transparenz und sollen über den Umfang und die Hintergründe der Datenverarbeitung aufklären. Die Datenverarbeitung umfasst das Erheben, Speichern, Verarbeiten, Übermitteln und auch das Löschen von Daten.

 Der Schutz von personenbezogenen Daten genießt in der Kreisverwaltung Hersfeld-Rotenburg einen sehr hohen Stellenwert. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt daher stets im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere mit den Regelungen der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Hessischen Datenschutz und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) sowie den besonderen Bestimmungen von etwaigen einschlägigen Spezialgesetzen.

 Nach Artikel 13 und 14 DSGVO hat der Verantwortliche betroffenen Personen, deren Daten verarbeitet werden, über den Umfang und die Zweckmäßigkeit der Datenverarbeitung zu informieren. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach.

1. Verantwortlicher (Art. 4 Ziff. 7. DSGVO):

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist der Kreisausschuss des Landkreises Hersfeld‑Rotenburg, vertreten durch den Landrat, Friedloser Straße 12, 36251 Bad Hersfeld, Telefon: 06621-87 0.

2. Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten:

Der behördliche Datenschutzbeauftragte hat die Aufgaben auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften über den Datenschutz innerhalb der Kreisverwaltung hinzuwirken.

Kreisausschuss des Landkreises Hersfeld-Rotenburg
Herr Mainz
Friedloser Straße 12
36251 Bad Hersfeld
Tel.:  06621 87-7200
E-Mail: datenschutz@hef-rof.de

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung/Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten erfolgt zunächst gemäß Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO. Daten werden genutzt, damit die Angebote der Kinder- und Jugendförderung wahrgenommen werden können. Dies betrifft die Kontaktdaten der Teilnehmenden und die Kontodaten, um die Teilnahmegebühren für das Angebot zu begleichen. Die Rechtsgrundlage zum Erstellen solcher Angebote findet sich im §§ 11,14,16 und 74 SGB VIII. Um Veranstaltungen gemäß dieser Grundlage durchführen zu können, ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten notwendig. Diese zu verarbeitenden Daten variieren je nach der speziellen Veranstaltung, die aktuell betroffen ist.

Um die Veranstaltungen für alle Teilnehmenden so sicher wie möglich durchzuführen, werden von den Teilnehmenden im Vorfeld der Veranstaltung unter Umständen auch Gesundheitsdaten genommen. Diese Datenverarbeitung beruht auf Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO. Mit diesem Vorgehen sollen die Veranstalter über mögliche Vorerkrankungen (physisch oder psychisch) aufgeklärt werden, um gerade bei Veranstaltungen ohne die direkte Begleitung von Erziehungsberechtigten in einer gesundheitlichen Notsituation schnell und gezielt zum Wohle des Kindes eingreifen zu können. Diese Datenverarbeitung betrifft sowohl Vorerkrankungen als auch Informationen über etwaigen aktuellen Medikamentenbedarf. Diese Datenverarbeitung dient der Sicherheit der Teilnehmenden, gerade wenn diese aufgrund des Alters oder der individuellen Lage auf Unterstützung angewiesen sind.

Weiterhin fragen wir im Rahmen der Vorbereitung der Veranstaltung ab, ob Teilnehmende bestimmte Lebensmitteln nicht zu sich nehmen dürfen. Ob dies aus gesundheitlichen, persönliche Vorstellungen (vegetarischer oder veganer Lebensstil) oder religiösen Gründen nicht möglich ist, wird von uns nicht abgefragt oder erhoben. Wir verarbeiten im etwaigen Fall lediglich die Auskunft, welche Essensvorgaben zu beachten sind und geben diese an die jeweilige Küche weiter.

Neben der Datenverarbeitung im Zuge der Teilnahme an solchen Angeboten, findet eine weitere Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO statt. Unter der Voraussetzung der erteilten Einwilligung werden auf den Seminaren oder Freizeiten Fotos, Videos und Tonaufnahmen erstellt, die zu Dokumentations- und Werbezwecken dienen. Über eine etwaige Veröffentlichung entscheidet der/die Teilnehmende selbst. Eine Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 DSGVO liegt nur dann vor, wenn die abgebildete Person fokussiert und eindeutig zu identifizieren ist.

Eine Veröffentlichung von Fotos, Videos oder Tonaufnahmen, in denen keine Person fokussiert oder eindeutig identifizierbar ist und die Veranstaltung als solche im Vordergrund steht, bedarf keiner Einwilligung.

Teilnehmende, ehemalige Teilnehmende und sonstige Interessierte haben weiterhin noch die Möglichkeit, auf digitalem Weg Informationen über die Angebote der Kinder- und Jugendförderung zu erhalten (Newsletter, Jahresprogramm etc.). Damit Sie diese Informationen erhalten, muss von uns Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Name verarbeitet werden. Diese Datenverarbeitung fußt ebenfalls wieder auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Einwilligung zum Erhalt dieser Informationen und die damit verbundene Datenverarbeitung im Sinne von Art. 7 Abs. 3 DSGVO zu widerrufen.

4. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

Die personenbezogenen Daten werden durch den Landkreis Hersfeld-Rotenburg für die Durchführung der Angebote der Kinder- und Jugendförderung benötigt. Nur mit Hilfe Ihrer Kontaktdaten können Seminare und Freizeiten entwickelt, durchgeführt und abgerechnet werden. Daneben verarbeiten wir, in der Regel bei Zahlungseingang Ihre Kontodaten, um die getätigte Zahlung entsprechend zuzuordnen. Im individuellen Einzelfall haben Teilnehmende Zuschussberechtigungen. Die entsprechenden Nachweise darüber werden von uns nur zum Zweck der Prüfung der Zuschussberechtigung verarbeitet. 

Um unsere Veranstaltungen für alle Beteiligten möglichst sicher durchzuführen, fragen wir ebenfalls Gesundheitsdaten von Teilnehmenden ab. Wir bitten Sie diese Daten, sofern sie für die Durchführung der Veranstaltung relevant sind, an uns weiterzugeben. Sollten gesundheitliche Einschränkungen bestehen (wie. z.B. eine Lebensmittelunverträglichkeit) können wir diese Informationen bei der Planung unserer Veranstaltungen ggf. berücksichtigen. Gerade bei Teilnehmenden, die von gesundheitlichen (physisch oder psychisch) Besonderheiten betroffenen sind und bei denen Begleitpersonen im Rahmen einer Veranstaltung nicht anwesend sind, nutzen wir diese Daten, um schnell und sicher im Bedarfsfall helfen zu können.

Sofern im Rahmen einer Veranstaltung Foto-, Video oder Tonaufnahmen erstellt werden, verwenden wir diese ausschließlich nur nach Ihrer eingereichten Einwilligung, zu Dokumentar- und Werbezwecken. Je nach Auswahl auf der Einwilligung werden die erhobenen Daten entsprechend veröffentlicht. Gerade durch die Werbung sollen Kinder, Jugendliche, Erziehungsberechtigte oder sonstige Interessierte über die Angebote der Kinder- und Jugendförderung informiert werden.

5. Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden:

• Allgemeine Personendaten (Name, Adressdaten, Geburtsdaten, Geschlecht, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) der Teilnehmenden und ggf. der Erziehungsberechtigten
• Kontodaten, im Rahmen der Abwicklung der Teilnahmegebühren
• Foto-, Video- und Tonaufnahmen und Gesundheitsdaten nach erteilter Einwilligung
• Fähigkeitsnachweise (wie Schwimmabzeichen); solche Daten erheben wir nur, wenn es für die Durchführung notwendig ist
• Nachweise zur Prüfung von Zuschussberechtigungen (z.B. Nachweis über SGB II-Bezug)

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

Ihre Daten werden wie unter Punkt 4. beschrieben, ausschließlich zur Durchführung der dort genannten Aufgaben verarbeitet. Die verarbeiteten Daten werden grundsätzlich nur der betroffenen Person ausgehändigt. Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn wir hierzu aufgrund des geltenden Rechts berechtigt oder verpflichtet sind oder wenn die Weitergabe der Daten zur Abwicklung der Veranstaltung (z. B. an externe Mitarbeitende oder an übergeordnete Stellen zum Zwecke einer finanziellen Förderung von Maßnahmen) erforderlich ist. Bei erteilter Einwilligung werden die Daten (Fotos, Videos oder Tonaufnahmen) auf unserer Homepage, in Flyern oder auch bei Facebook oder Instagram veröffentlicht. Nähere Informationen finden Sie auf der Einwilligungserklärung, die Ihnen vor jeder Veranstaltung ausgehändigt wird.

Befinden Sie sich mit der Bezahlung von Teilnahmegebühren im Verzug, behalten wir uns vor, Ihre Kontaktdaten an unseren Fachdienst Finanzen zwecks Forderungsmanagement weiterzugeben. Dieses Vorgehen ist nach § 21 Abs. 1 Nr. 3 Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) legitimiert.

7. Speicherdauer und Löschung der Daten:

Nach Beendigung der oben beschriebenen Datenverarbeitung werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen:

Die Aufbewahrungsfristen sind je nach Datenverarbeitungsprozess unterschiedlich. Für die Daten, die im Rahmen von Veranstaltungen aus dem gesetzlichen Auftrag nach dem SGB VIII erhoben und verarbeitetet werden, gilt gemäß § 45 Abs. 3 SGB X eine Frist von 10 Jahren. Nach Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist sind die Daten spätestens zu löschen. Für die konkreten Aufbewahrungsfristen setzen Sie sich bitte mit dem Fachdienst Kinder- und Jugendhilfe in Verbindung.

8. Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Sperrung, Löschung, Widerspruch, Widerruf, Übertragung, Beschwerde Art. 15ff. DSGVO

Sie haben gemäß Art. 15ff. DSGVO jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten über Sie bei uns gespeichert sind und zu welchem Zweck die Speicherung erfolgt. Ferner können Sie den Datenverarbeitungen widersprechen und Ihre Daten durch uns auf jemand anderen übertragen lassen. Darüber hinaus sind Sie berechtigt, unrichtige Daten korrigieren und Daten sperren oder löschen zu lassen, soweit die Speicherung unzulässig oder nicht mehr erforderlich ist. Zudem haben Sie das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Ihr jeweiliges Anliegen können Sie durch Nutzung der in Ziff. 1 genannten Kontaktdaten an uns richten.

Neben den zuvor genannten Rechten haben Sie außerdem grundsätzlich das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Der Hessische Datenschutzbeauftragte
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
Tel.: 0611/1408-0
Fax: 0611/1408-900 oder -901
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

9. Übermittlung der Daten an weitere Stellen (Drittland)

Eine Datenübermittlung in ein Drittland findet nicht statt.

10. Automatische Entscheidungsfindung/Profiling im Verfahren

Automatisches Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO findet nicht statt.

11. Quelle der personenbezogenen Daten

Daten werden ausschließlich bei den betroffenen Personen bzw. deren gesetzlichen Vertretern erhoben. 

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