Datenschutzhinweise Kommunales Jobcenter
Datenschutzhinweise Kommunales Jobcenter
Hinweisblatt Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung
Sehr geehrte Damen und Herren,
der Landkreis Hersfeld-Rotenburg verarbeitet im Zuge seiner Aufgabenerfüllung personenbezogene
Daten. Die folgenden Informationen dienen der Transparenz und sollen über den Umfang und die Hintergründe der Datenverarbeitung aufklären. Die Datenverarbeitung umfasst das Erheben, Speichern, Verarbeiten, Übermitteln aber auch das Löschen von Daten.
Der Schutz von personenbezogenen Daten genießt in der Kreisverwaltung Hersfeld-Rotenburg einen sehr hohen Stellenwert. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt daher im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere mit den Regelungen der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Hessischen Datenschutz und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) sowie den Sozialgesetzbüchern (SGB) I, II und X. Als zuständige Behörde ist das kommunale Jobcenter des Landkreises Hersfeld-Rotenburg für die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben und demnach auf für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO verantwortlich.
Nach Artikel 13 und 14 DSGVO hat der Verantwortliche betroffenen Personen, deren Daten verarbeitet werden, über den Umfang und die Zweckmäßigkeit der Datenverarbeitung zu informieren. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach.
1. Verantwortlicher (Art. 4 Ziff. 7. DSGVO):
Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist der Kreisausschuss des Landkreises Hersfeld-Rotenburg, vertreten durch den Landrat, Friedloser Straße 12, 36251 Bad Hersfeld, Telefon: 06621-87 0, E-Mail: landkreis@hef-rof.de
2. Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten:
Der behördliche Datenschutzbeauftragte hat die Aufgaben auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften über den Datenschutz innerhalb der Kreisverwaltung hinzuwirken.
Kreisausschuss des Landkreises Hersfeld-Rotenburg
Datenschutzbeauftragter
Friedloser Straße 12
36251 Bad Hersfeld
Tel.: 06621 87-7200
E-Mail: datenschutz@hef-rof.de
3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung/Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten erfolgt aufgrund des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit spezialrechtlichen Regelungen aus dem SGB I, II, X. Der gesetzliche Auftrag der kommunalen Jobcenter wird in § 1 Abs. 1 und Abs. 2 SGB II festgelegt. Die in diesem Zusammenhang notwendige Datenerhebung und Datenverarbeitung wird insbesondere in den §§ 67 ff SGB X legitimiert. Über diese notwendige Datenverarbeitung hinaus ist eine Datenverarbeitung auch zulässig, wenn die betroffene Person nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ihre Einwilligung erteilt hat.
4. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:
Die personenbezogenen Daten werden durch den Landkreises Hersfeld-Rotenburg für die Durchführung der gesetzlichen Aufgaben gemäß den oben genannten Rechtsgrundlagen verarbeitet. Um eine vollumfängliche Aufgabenerfüllung zu ermöglichen, müssen notwendige Daten von Ihnen verarbeitet werden. Dabei achten wir vor allem dem Verarbeitungsgrundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO nur die Daten zu verarbeiten, die wir zwingend zur Aufgabenerfüllung benötigen.
Die Aufgaben vom kommunalen Jobcenter umfasst die Sicherstellung Ihres Lebensunterhalts und die Auszahlung von Leistungen nach diesem Gesetzbuch. Dazu muss Ihr Anspruch auf Leistungen nach dem SGB anhand Ihrer individuellen Lebensumstände berechnet werden. Um diese Berechnung durchzuführen, müssen entsprechende Daten von Ihnen und der unter Umständen in Ihrer Bedarfsgemeinschaft lebenden Personen verarbeitet werden.
Ebenso müssen bei der Unterstützung zur Eingliederung in Arbeit oder anderweitiger Sicherung Ihres individuellen Lebensunterhalts, ebenfalls personenbezogene Daten verarbeitet werden. Auch hier richten sich die zu verarbeitenden Daten nach ihrem individuellen Lebensumstand, damit Sie bei der Sicherstellung bestmöglich und nachhaltig von uns unterstützt werden können.
5. Kategorien der personenbezogenen Daten die verarbeitet werden:
Bei der Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgabe müssen eine Vielzahl von personenbezogenen Daten verarbeitet werden, damit den Betroffenen die korrekte Höhe an Leistungen ausgezahlt wird und diese im bestmöglichen Umfang bei der Sicherstellung des Lebensunterhalts aus einigen Kräften und Mitteln unterstützt werden können. Dennoch fallen je nach Einzelfall unter Umständen unterschiedliche Datenkategorien an, die zur Aufgabenerfüllung notwendig sind. Bei der Erhebung der Daten beachten unsere Mitarbeiter stets das Prinzip der Datenminimierung nach Art. 5 Abs.1 lit.c DSGVO, sodass nur die Menge an personenbezogenen Daten erhoben wird, wie es für die Aufgabenerfüllung notwendig ist.
Im Folgenden wollen wir die Datenkategorien aufführen, die vornehmlich durch unser kommunales Jobcenter erhoben werden. Je nach individuellen Einzelfall können nur ein Teil der aufgeführten Daten verarbeitet werden, aber auch Daten über die hier beispielhaft aufgeführten Kategorien hinaus. Falls Sie eine genaue Auskunft über die in Ihrem Einzelfall erhobenen Daten haben möchten, bitten wir Sie sich mit Ihrem Fallmanager in Verbindung zu setzen oder ein Auskunftsersuchen an unsere Behörde zu richten.
a) Stammdaten inkl. Kontaktdaten und Versicherungsdaten:
Kundennummer der Bundesagentur für Arbeit (BA), Bedarfsgemeinschaftsnummer, Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Familienstand, Steuer-ID, Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsstatus, Renten-/Sozialversicherungsnummer, Daten zur Krankenversicherung, Bankverbindung.
b) Daten zur Leistungsgewährung:
Einkommensnachweise, Vermögensnachweise, Leistungszeitraum, -höhe, -art, Bedarfe der Unterkunft und Heizung, Daten zu Unterhaltsansprüchen/ Regressansprüchen, Rentenversicherung, Pflegeversicherung, Daten zur Dauer und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, Vollstreckungsdaten.
c) Daten zur Berufsberatung sowie zur Vermittlung/Integration in Arbeit:
Lebenslauf, Nachweise über Abschlüsse etc., Angaben zu Kenntnissen und Fähigkeiten, Führerschein, Qualifikation (schulische und berufliche), Leistungsfähigkeit, Motivation, Rahmenbedingungen (Mobilität, freiwillige Angaben zur familiäre Situation, finanzielle Situation und Wohnsituation), Daten auf Grundlage der Beauftragung von Dritten (z.B. Maßnahmeträger, Ärztlicher Dienst, Berufspsychologischer Dienst), Dokumentation der Kundenkontakte sowie Entscheidungen z.B. in Form von Beratungs- und Vermittlungsvermerken, Daten zu Stellenangeboten und ggf. Rückmeldungen der Arbeitgeber.
d) Gesundheitsdaten:
Daten für die Betreuung im Reha-Bereich, Begutachtungen oder Stellungnahmen durch den Ärztlichen Dienst oder des Hausarzt, den Medizinischen Dienst der Krankenkassen, den Berufspsychologischen Dienst (einschließlich Berufswahltest etc.)
e) Forschungsdaten (Befragungsdaten) und Statistikdaten:
Daten über den etwaigen Zuzug als Spätaussiedler
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
Ihre Daten werden wie unter Punkt 4. beschrieben, ausschließlich zur Durchführung der dort genannten Aufgaben verarbeitet. Die verarbeiteten Daten werden grundsätzlich nur der betroffenen Person ausgehändigt. Wir geben Ihre Daten nur an Dritte (z.B. Behörden, Gerichte oder Rechtsbeistände) weiter, wenn wir hierzu aufgrund des geltenden Rechts berechtigt oder verpflichtet sind. Gleiches gilt, wenn wir Ihre Daten von Dritten erhalten.
Im Rahmen unserer Aufgabenerfüllung nutzen wir die Fachsoftware „OPEN PROSOZ“, die wir über das kommunale Gebietsrechenzentrum EKOM21 beziehen. Die Zusammenarbeit mit der EKOM21 fußt auf einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, sodass eine Datenübermittlung legitim ist.
Darüber hinaus können die unter Punkt 5 genannten Daten auch mit Ihrer Einwilligung oder einer gesetzlichen Legitimation an Dritte übermittelt werden. Hierzu zählen beispielsweise Arbeitgeber, Ausbildungsbetriebe, Maßnahmenträger, Vermieter (sofern die Miete von uns direkt gezahlt wird), Energieversorger (sofern an von uns direkt gezahlt wird), Schuldnerberatungen, Suchberatungen oder Schulen.
7. Speicherdauer und Löschung der Daten:
Nach Beendigung der oben beschriebenen Datenverarbeitung werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen:
In diesem Fall bestehen für die folgenden Daten folgende Aufbewahrungsfristen:
Daten, die im Folge von Inanspruchnahme von Dienst-, Geld- oder Sachleistungen nach dem SGB II erhoben und gespeichert wurden, haben eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach Beendigung des Falls. Dieselbe Aufbewahrungsfrist gilt für sämtliche ärztliche Unterlagen, die im Rahmen der Fallbearbeitung verarbeitet wurde. Ein Fall gilt als beendet, wenn die Hilfebedürftigkeit weggefallen ist oder aus einem anderen Grund kein Anspruch mehr auf Leistungen nach dem SGB II besteht. Ausgenommen von diesem Grundsatz sind besondere Förderleistungen, die über das Leistungsende hinausgehen oder anhängige Rechtsstreitigkeiten, die noch nicht abgeschlossen sind. Die Aufbewahrungsfrist beginnt entsprechend nach Beendigung des Ausnahmetatbestands.
Die Frist von 10 Jahren ergibt sich mittelbar aus § 45 Abs. 2 und 3 SGB X. Nach einem Ablauf von 10 Jahren können keine zu Unrecht gezahlten Leistungen mehr durch das Jobcenter zurückgefordert werden.
Erfolgte eine Förderung durch den Europäischen Sozialfond, werden die Daten nach Beendigung des Falles 13 Jahre lang gespeichert, weil dies der Rechnungslegung gegenüber der EU dient und auf EU-Regelungen beruht (Art. 140 Verordnung (EU) Nr. 1303/2013).
Soweit eine Forderung des Kommunalen Jobcenters (Rückforderung/ Erstattungsbescheid/ Darlehen) noch offen ist, werden die Daten gemäß den Vorschriften der Zivilprozessordnung und des Bürgerlichen Gesetzbuches 30 Jahre lang aufbewahrt, weil erst dann die Ansprüche verjähren. Die Berechnung der Frist erfolgt je nach Vollstreckungsversuch.
8. Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Sperrung, Löschung, Widerspruch, Widerruf, Übertragung, Beschwerde Art. 15ff. DSGVO
Sie haben gemäß Art. 15ff. DSGVO jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten über Sie bei uns gespeichert sind und zu welchem Zweck die Speicherung erfolgt. Ferner können Sie den Datenverarbeitungen widersprechen und Ihre Daten durch uns auf jemand anderen übertragen lassen. Darüber hinaus sind Sie berechtigt, unrichtige Daten korrigieren und Daten sperren oder löschen zu lassen, soweit die Speicherung unzulässig oder nicht mehr erforderlich ist. Zudem haben Sie das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Ihr jeweiliges Anliegen können Sie durch Nutzung der in Ziff. 1 und 2 genannten Kontaktdaten an uns richten.
Neben den zuvor genannten Rechten haben Sie außerdem grundsätzlich das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Der Hessische Datenschutzbeauftragte
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
Tel. 0611/1408-0
Fax 0611/1408-900 oder -901
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
10. Übermittlung der Daten an weitere Stellen (Drittland)
Eine Datenübermittlung in ein Drittland findet nicht statt.
11. Automatische Entscheidungsfindung/Profiling im Verfahren
Automatischen Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO findet nicht statt.
12. Quelle der personenbezogenen Daten
Grundsätzlich sind die zu erhebenden personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person zu erheben. Dies geht aus dem Direkterhebungsgrundsatz nach § 67a SGB X hervor. Sofern die betroffene Person notwendige Daten nicht eigenständig liefert oder liefern kann, ist es dem kommunalen Jobcenter erlaubt auch Daten auch bei anderen öffentlichen Stellen, nicht öffentlichen Stellen oder öffentliche Quellen zu erheben. Eine solche Datenerhebung muss stets durch entsprechende Rechtsgrundlagen legitimiert werden.
Datenschutzerklärung des Landkreises Hersfeld-Rotenburg